Ogłoszenie

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia - SIWZ

Formularz ofertowy

Oświadczenie wykonawcy

Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia

Lista miejscowości ze szkołami woj. pomorskiego i kujawsko pomorskiego

Formularz cenowy

Formularz cenowy - plik w formacie arkusza MS Excel

Wykaz zrealizowanych usług

Informacja o przynależności do grupy kapitałowej

W dniu 3 grudnia 2014 roku wpłynęły do zamawiającego zapytania odnośnie przetargu nieograniczonego prowadzony na podstawie art. 39 - 46 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.), którego przedmiotem jest: „Świadczenie usług pocztowych w zakresie przesyłek listowych o wadze do 2 000 g w obrocie krajowym i zagranicznym dla Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Gdańsku w 2015 roku”.

Nr sprawy: OKE/PN/06/2014

PYTANIE NR 1:

Czy Zamawiający w ramach przedmiotu zamówienia przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania przepisu art. 57 § 5 pkt. 2 KPA, art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej lub ew. innych analogicznych przepisów, np. art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego (w brzmieniu przewidzianym nowelizacjami dokonanymi przez nowe Prawo pocztowe), tj. pism w postępowaniach, w których Zamawiający jest stroną, a dla wywołania określonych w przepisach skutków (tj. zachowaniem terminu do wniesienia pisma w przypadku nadawania przesyłki w ostatnim dniu terminów procesowych) konieczne jest pośrednictwo operatora wyznaczonego?

PYTANIE NR 2:

Jeżeli Zamawiający przewiduje konieczność nadawania części przesyłek w sposób określony w art. 57 § 5 pkt. 2 KPA, art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej oraz pism sądowych za pośrednictwem operatora wyznaczonego, to:

• czy dopuszcza możliwość wyłączenia takich przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego?
• ewentualnie, czy Zamawiający dopuszcza możliwość sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego lub ich oznakowania w określony sposób - w celu wydzielenia i nadania przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego?

PYTANIE NR 3:

Jeżeli Zamawiający przewiduje konieczność nadawania przesyłek wymagających pośrednictwa operatora wyznaczonego, to czy Zamawiający może wskazać szacunkowe wolumeny wszystkich przesyłek, które mają być nadawane w ten sposób?

PYTANIE NR 4:

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się  informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych?

PYTANIE NR 5:

Zamawiający wskazuje w treści SIWZ (np. ust. 1 pkt. IV.7 SIWZ – istotne postanowienia umowy), że świadczenie przedmiotu zamówienia będzie realizowane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, w tym m.in. wskazanymi w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545). Wykonawca wskazuje, że może zobowiązać się do stosowania pewnych zasad zawartych we wskazanym powyżej rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego, prosi jednak o wskazanie konkretnych wymogów, np. zasad dot. doręczania przesyłek itp. W przeciwnym wypadku zwraca się z wnioskiem o eliminację omawianych zapisów z treści SIWZ.

PYTANIE NR 6:

Czy Zamawiający wyraża zgodę na zmianę terminu płatności na 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury? 

PYTANIE NR 7: 

Zamawiający w pkt. III.3 c) wskazuje, że wymaga „aby wykonawca złożył oświadczenie, ze zapoznał się z miejscowościami stanowiącymi załącznik nr 3 i posiada potencjał techniczny oraz ludzki do wykonania zadania oraz, że dysponuje placówkami oddawczo-awizacyjnymi, odległymi maksymalnie 10 km od szkół określonych w załączniku 3, czynne od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-18:00”. W związku powyższym, Wykonawca zwraca się o usunięcie lub zmianę (poprzez wskazanie jedynie wymogu posiadania placówek odbiorczych) cytowanych powyżej wymogów.

PYTANIE NR 8:

Czy Zamawiający zgodzi się na wykreślenie ze Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia zapisu wskazanego w Rozdziale II.1, Punkcie 15, a dotyczącego konieczności udostępnienia placówki nadawczej znajdującej się w odległości 1,2 km od siedziby Zamawiającego przy ul. Na Stoku 49? Czy Zamawiający równocześnie zgodzi się na zastosowanie alternatywnej formy nadania korespondencji poprzez zapewnienie odbiorów przesyłek z siedziby Zamawiającego przy ul. Na Stoku 49?

PYTANIE NR 9:

Czy Zamawiający, poza czynnościami opisanymi w Rozdziale 1, Punkcie 14 SIWZ, zobowiąże się do opracowania przesyłek rejestrowanych (listów poleconych, listów poleconych z ZPO i paczek pocztowych) w zakresie oklejenia naklejkami z numerami nadawczymi dostarczonymi przez Wykonawcę? Proces dotyczy umieszczenia naklejki z numerem nadawczym na przesyłce i w książce nadawczej. 

PYTANIE NR 10:

Czy Zamawiający, w procesie przygotowania i opracowania korespondencji, korzysta z oprogramowania przygotowanego w tym celu? W szczególności, czy oprogramowanie to posiada funkcjonalność polegającą na:

• Nanoszeniu (nadrukowywaniu) kodów kreskowych i numerów przesyłek poleconych bezpośrednio na przesyłkach?
• Nanoszeniu (nadrukowywaniu) numerów przesyłek poleconych na dokumentach ZPO?
• Nanoszeniu (nadrukowywaniu) numerów przesyłek poleconych w dokumencie książki nadawczej.
• Przekazywaniu dokumentu książki nadawczej w formie elektronicznej z uwzględnieniem numerów przesyłek poleconych przypisanych do tych przesyłek? 

Odpowiedzi Zamawiającego: 

PYTANIE NR 1

 Tak, Zamawiający w ramach przedmiotu zamówienia przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania przepisu art. 57 § 5 pkt. 2 KPA, art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej lub ew. innych analogicznych przepisów, np. art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego. 

PYTANIE NR 2:

 Zamawiający nie dopuszcza możliwość wyłączenia takich przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający nie dopuszcza możliwość sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego lub ich oznakowania w określony sposób - w celu wydzielenia i nadania przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego. 

PYTANIE NR 3:

Prowadzona przez Zamawiającego działalność nie pozwala na wskazanie nawet szacunkowe ilości przesyłek nadawanych w takiej formie. 

PYTANIE NR 4:

Tak, Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się  informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych.  

PYTANIE NR 5:

Zamawiający nie wyraża zgody na eliminacje zapisów ust. 1 pkt. IV.7 SIWZ – istotne postanowienia umowy , gdyż  w SIWZ-ie określono wymogi dotyczące warunków wykonania usług. 

PYTANIE NR 6:

Zamawiający nie wyraża zgodę na zmianę terminu płatności na 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury ze względu na terminy przekazywanych przez ministerstwo środków. 

PYTANIE NR 7:

Prowadzona przez Zamawiającego działalność związana jest z egzaminami zewnętrznymi Proponowana zmiana nie jest możliwa, gdyż sieć placówek szkół wymaga umożliwienia pracownikom szkół dostępu do placówek oddawczo-awizacyjnych znajdujących się w niewielkiej odległości. Ze względu na wymogi stawiane egzaminom zewnętrznym poszukujemy operatora spełniającego określone przez warunki.  

PYTANIE NR 8: 

Zamawiający nie zgodzi się na wykreślenie ze Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia zapisu wskazanego w Rozdziale II.1, Punkcie 15, a dotyczącego konieczności udostępnienia placówki nadawczej znajdującej się w odległości 1,2 km od siedziby Zamawiającego przy ul. Na Stoku 49. Alternatywnie Zamawiający zgodzi się na zastosowanie formy nadania korespondencji poprzez zapewnienie ciągłego, stałego  odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego przy ul. Na Stoku 49 w godzinach 14.30 do 15.30 tzn, że przygotowane przesyłki listowe odebrane o 14.30 mogą  być uzupełniane o przesyłki o godz,. 15.00 jak i o godz. 15.30 i muszą być tego dnia nadane. Nie ma możliwości odbioru przesyłek o jednej godzinie ze względu na charakter prac związanych z egzaminami.  

PYTANIE NR 9: 

Zamawiający, poza czynnościami opisanymi w Rozdziale 1, Punkcie 14 SIWZ, nie zobowiąże się do opracowania przesyłek rejestrowanych (listów poleconych, listów poleconych z ZPO i paczek pocztowych) w zakresie oklejenia naklejkami z numerami nadawczymi dostarczonymi przez Wykonawcę. 

PYTANIE NR 10: 

Zamawiający, w procesie przygotowania i opracowania korespondencji, nie korzysta z oprogramowania przygotowanego w tym celu.

W dniu 3 grudnia 2014 roku po godzinie 15:00 wpłynęły również do zamawiającego kolejne zapytania odnośnie przetargu nieograniczonego - Nr sprawy: OKE/PN/06/2014

Pytanie 1

Prosimy o ujednolicenie godzin nadawania przesyłek określonych w SIWZ pkt II.1 ust.15 z Istotnymi postanowieniami Umowy  - ust.4.

Pytanie 2

Prosimy o uaktualnienie aktu prawnego wskazanego w pkt IV.7 - Istotne Postanowienia Umowy – ust.1 lit.c).

Pytanie 3

Prosimy o uszczegółowienie informacji, czy śledzenie przesyłek wskazanych przez Zamawiającego jako kryterium cząstkowe dotyczy przesyłek listowych poleconych.

Pytanie 4

Prosimy o rozważenie możliwości nie narzucania godzin otwarcia placówek awizacyjno-oddawczych. Prosimy o modyfikację warunków SIWZ (załącznik nr 3) w powyższym zakresie.

Pytanie 5

Prosimy  o  odstąpienie  od  określenia  maksymalnych  odległości  placówek  oddawczo-awizacyjnych od szkół wskazanych w złączniku nr 3 – SIWZ pkt II.1 ust.22 oraz pkt III.3   lit. c), a).

Pytanie 6

Odnosząc się do  ust. 21 Istotnych Postanowień  Umowy – Czy Zamawiający wyraża zgodę, aby doprecyzować zapis, że faktury VAT z tytułu należności wynikających z realizacji umowy, będą wystawiane w terminie do 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego?

Pytanie 7

Odnosząc się do ust. 25 Istotnych Postanowień Umowy  - Czy Zamawiający wyraża zgodę, aby doprecyzować zapis w ww ust. o informacje, że odsetki za niezapłacone faktury płacone będą przez Zamawiającego na podstawie noty odsetkowej?

Pytanie 8

Czy  Zamawiający  zakłada   konieczności   nanoszenia   przez   Zamawiającego  innych nadruków/znaków opłaty na przesyłkach, które będą nadawane  u  różnych operatorów?

Pytanie 9

Czy  Zamawiający zakłada,  iż   odbiór awizowanych  przesyłek,  które   nie   byłyby realizowane   przez   operatora   pocztowego   byłby  możliwy   w  różnych  placówkach  pocztowych – zarówno operatora wyznaczonego jak i innego operatora?

Pytanie 10

Czy Zamawiający uwzględnił, iż Prawo pocztowe (Rozdział 8) przewiduje odpowiedzialność operatora pocztowego za świadczoną przez niego usługę? W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy Zamawiający nie będzie mógł dochodzić odszkodowania od pośrednika ponieważ pośrednik nie będzie realizował dla niego usługi pocztowej.

Odpowiedzi Zamawiającego: 

Ad.1. SIWZ pkt.II.1. ust.15 oraz pkt.IV.7  ust.4 brzmi odnośnie godzin 14.30 do 16.00 

Ad.2. Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej  (Dz. U. z dnia 06 grudnia 2013 roku, poz. 1468) 

Ad.3. Śledzenie przesyłek wskazanych przez Zamawiającego jako kryterium cząstkowe dotyczy przesyłek listowych poleconych. 

Ad.4. Placówki awizacyjno-oddawcze powinny być otwarte min. w godzinach pracy szkół tzn. od 8.00 – 15.00. 

Ad.5. Prowadzona przez Zamawiającego działalność związana jest z egzaminami zewnętrznymi Proponowana zmiana nie jest możliwa, gdyż sieć placówek szkół wymaga umożliwienia pracownikom szkół dostępu do placówek oddawczo-awizacyjnych znajdujących się w niewielkiej odległości. Ze względu na wymogi stawiane egzaminom zewnętrznym poszukujemy operatora spełniającego określone przez warunki. 

Ad.6. Zamawiający wyraża zgodę aby doprecyzować zapis, że faktury VAT z tytułu należności wynikających z realizacji umowy, będą wystawiane w terminie do 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego. 

Ad.7. Zamawiający informuje, że odsetki za niezapłacone faktury płacone będą przez Zamawiającego zgodnie z obowiązującymi przepisami. 

Ad.8. Zamawiający nie wyraża zgody na nanoszenie przez Zamawiającego  innych nadruków/znaków opłaty na przesyłkach, które będą nadawane  u  różnych operatorów. 

Ad.9. Zamawiający nie zakłada, iż  odbiór awizowanych przesyłek, które nie  byłyby realizowane przez operatora pocztowego byłby możliwy w różnych placówkach pocztowych – zarówno operatora wyznaczonego jak i innego operatora. 

Ad.10. Jeżeli Wykonawca zatrudni podwykonawcę wskazanego w ofercie to podwykonawca ponosi taką samą odpowiedzialność jak Wykonawca.